Environmental & Sustainability Policy

1. Introducere

Schimbarile climatice si degradarea mediului reprezinta provocari majore la nivel global, cu impact direct asupra modului in care organizatiile isi desfasoara activitatea.

In acest context, initiativele europene precum Pactul Verde European (European Green Deal), Planul „Pregatiti pentru 55” si Legea europeana a climei stabilesc directii clare pentru tranzitia catre o economie sustenabila, eficienta din punctul de vedere al utilizarii resurselor si neutra din punct de vedere climatic pana in 2050. Aceste initiative vizeaza reducerea emisiilor de gaze cu efect de sera, utilizarea responsabila a resurselor, dezvoltarea economiei circulare si diminuarea poluarii, contribuind la protectia sanatatii umane si a ecosistemelor.

In contextul Green Deal, Comisia Europeana a adoptat Planul de actiune al UE „Catre reducerea la zero a poluarii aerului, apei si solului”, stabilind o noua viziune integrata pentru anul 2050, respectiv o lume in care poluarea sa fie redusa la niveluri care nu mai sunt daunatoare sanatatii umane si ecosistemelor naturale, precum si etapele necesare pentru atingerea acestui obiectiv.

Planul „Pregatiti pentru 55” adoptat de Comisia Europeana reprezinta un set de acte normative care urmaresc acelasi obiectiv, respectiv reducerea emisiilor nete de gaze cu efect de sera cu cel putin 55% pana in 2030.

Legea europeana a climei este principalul act legislativ din cadrul Pactului Verde, transformand obiectivul neutralitatii climatice pana in 2050 intr-o obligatie juridica pentru toate statele membre ale UE.

Implementarea politicilor de protectie a mediului si de sustenabilitate in cadrul Societatii, ca parte a conceptului ESG (Environmental, Social, Governance), reprezinta un pilon strategic al activitatii Societatii.

Pentru OXYGEN PUBLIC RELATIONS, sustenabilitatea nu este doar o directie de dezvoltare, ci un principiu integrat in modul de functionare al organizatiei, in relatia cu clientii, partenerii si in procesele interne.

2. Scop

Scopul prezentei politici de protectie a mediului si sustenabilitate este de a defini cadrul prin care Societatea integreaza principiile sustenabilitatii in activitatea sa, prin:

• adoptarea unui model de afaceri sustenabil;
• implementarea unor bune practici privind responsabilitatea ecologica si sociala;
• identificarea si implementarea masurilor necesare atingerii obiectivelor de sustenabilitate.

Prin aceasta politica, Societatea isi reafirma angajamentul de a integra masuri sustenabile atat in operatiunile interne, cat si in activitatea desfasurata pentru clienti, in special in ceea ce priveste:

icon	reducerea amprentei de carbon
icon	utilizarea energiei regenerabile
icon	reducerea utilizarii materialelor plastice
icon	aplicarea principiilor economiei circulare
icon	gestionarea responsabila a ciclului de viata al produselor si/sau serviciilor

Pentru atingerea acestor obiective, Societatea urmareste implicarea angajatilor, clientilor, furnizorilor si a tuturor partenerilor sai.

Avand in vedere caracterul dinamic al activitatii si diversificarea continua a proiectelor, Societatea va monitoriza periodic performantele in materie de sustenabilitate si va actualiza prezenta Politica, ori de cate ori este necesar, in functie de evolutia cerintelor si a contextului operational.

3. Responsabilități

Prezenta Politica este obligatorie pentru toti angajatii si este comunicata, de asemenea, colaboratorilor, clientilor si furnizorilor, in scopul alinierii la aceleasi principii de sustenabilitate.

In acest sens, fiecare departament este responsabil pentru integrarea acestor principii in activitatile curente, astfel incat aceasta sa fie implementata in toate procesele derulate la nivelul Societatii.

Orice angajat poate sesiza aspecte pe care le va considera relevante cu privire la modul de implementare a masurilor instituite prin prezenta Politica, adresandu-se Directorului pentru probleme de Sustenabilitate si Responsabilitate Sociala Corporativa (Head of Sustenability & CSR). Numirea unui Director pentru probleme de Sustenabilitate si Responsabilitate Sociala Corporativa a reprezentat un pas important pentru Societate in directia unei bune coordonari si monitorizari a acestei activitati. Acest rol are ca obiectiv principal implementarea masurilor stabilite prin prezenta Politica si imbunatatirea continua a performantei de mediu si sustenabilitate.

In acest sens, responsabilitatile includ:

• identificarea celor mai bune solutii practice pentru aplicarea masurilor;
• monitorizarea implementarii si identificarea eventualelor probleme;
• dezvoltarea de noi practici care sa sustina evolutia strategiei de sustenabilitate;
• crearea de parteneriate relevante;
• promovarea angajamentului Societatii fata de protectia mediului si responsabilitatea sociala in mediul extern.

Astfel, mecanismele de management implementate la nivelul Societatii asigura, in mod sistematic, identificarea si controlul impactului asupra mediului, precum si integrarea inovatiei tehnologice pentru imbunatatirea proceselor si a performantei in acest domeniu.

4. Planul de acțiuni al societății pentru o politică de mediu sustenabilă

Strategiile Societatii au in vedere specificul activitatii sale, care consta in furnizarea de servicii de comunicare si relatii publice, social media, advertising, organizare evenimente si servicii media. Desi activitatea Societatii nu impune obtinerea unei autorizatii de mediu, dupa cum prevederile Ordonantei de urgenta 195/2005 privind protectia mediului impun altor categorii de activitati cu impact semnificativ asupra mediului, Societatea este determinata sa contribuie activ la reducerea efectelor negative asupra mediului prin:

• reducerea emisiilor de gaze cu efect de sera;
• imbunatatirea eficientei operationale;
• reducerea consumului de resurse;
• diminuarea cantitatii de deseuri generate.

Astfel, masurile avute in vedere de Societate in scopul derularii unei activitati sustenabile, a reducerii emisiilor de carbon cu efect de sera, au in vedere, pe de o parte, monitorizarea amprentei de carbon, iar pe de alta parte, implementarea de masuri care sa conduca la reducerea emisiilor de carbon cu efect de sera.

In ceea ce priveste masurarea amprentei de carbon, Societatea a dezvoltat parteneriate cu organizatii specializate, realizand evaluari periodice ale emisiilor, pentru a obtine o imagine clara asupra impactului si pentru a fundamenta deciziile de reducere a acestuia.

In cele ce urmeaza sunt prezentate masurile implementate, menite sa contribuie la reducerea amprentei de carbon si la dezvoltarea unei activitati sustenabile.

4.1. Reducerea consumului de hârtie, până la eliminarea totală a acesteia

Intrucat o parte semnificativa a deseurilor generate de Societate este reprezentata de hartie, reducerea consumului acesteia reprezinta o prioritate.

Tehnologia si instrumentele disponibile la nivelul Societatii permit mentinerea unei evidente electronice a documentelor, inclusiv stabilirea unor sisteme de arhivare electronica a documentelor.

Cu exceptia documentelor pentru care reglementarile aplicabile solicita arhivarea acestora in original, in format pe hartie, Societatea promoveaza utilizarea arhivarii electronice si a semnaturii electronice.

Atunci cand dispozitiile legale impun sau cand apare necesitatea arhivarii unor documente in format pe hartie, Societatea va utiliza, cat mai mult posibil, hartie reciclata. Pentru reducerea consumului de hartie, daca nu exista cerinte legale exprese contrare, printarea documentelor se va realiza fata-verso.

De asemenea, Societatea incurajeaza prezentarea materialelor de promovare in format electronic, limitand si descurajand utilizarea materialelor tiparite (brosuri, pliante, flyere).

Societatea pune la dispozitia utilizatorilor formulare online (ex: formulare de contact, feedback, aplicatii de angajare, transmitere CV-uri), menite sa inlocuiasca procesele pe suport de hartie si sa eficientizeze procesele de lucru.

Reducerea utilizarii hartiei, a imprimantelor si a consumabilelor aferente (ex: toner) contribuie la diminuarea amprentei de carbon, la eficientizarea proceselor si la reducerea costurilor operationale.

Orice deseuri de hartie rezultate din activitatea Societatii sau din activitati private ale angajatilor (ex: achizitia de produse pentru masa, livrate in pungi de hartie), vor fi colectate separat si predate catre operatori autorizati pentru reciclare.

4.2. Reciclarea deșeurilor electronice

Deseurile electronice la nivelul Societatii sunt reprezentate in majoritate de echipamente iesite din uz (computer, lapotop, telefon mobil), puse la dispozitia angajatilor Societatii in scopul desfasurarii activitatii.

Societatea aplica principiul reutilizarii cu prioritate, astfel incat echipamentele care nu mai sunt utilizate, dar sunt functionale, vor fi:

• reconditionate si valorificate prin vanzare; sau
• donate catre persoane sau comunitati defavorizate.

In situatia in care echipamentele nu mai pot fi utilizate sau reconditionate, acestea vor fi predate, cu titlu gratuit, catre colectori autorizati de deseuri electronice.

Acest proces asigura gestionarea responsabila a deseurilor, siguranta reciclarii si reducerea impactului asupra mediului. La achizitionarea de echipamente electronice, Societatea va avea in vedere, atunci cand este posibil, optiunea achizitiei de echipamente reconditionate (second-hand), cu conditia ca acestea sa indeplineasca standardele de performanta necesare. De asemenea, Societatea promoveaza reciclarea deseurilor electronice si in randul angajatilor, prin initiative interne de colectare si constientizare. In acest sens, Societatea va initia demersurile pentru infiintarea intr-un anumit interval calendaristic, a unui sediu temporar de abandon pentru deseuri electronice, in scopul incurajarii unui comportament responsabil fata de mediu.

4.3. Colectarea selectiva a deșeurilor

Societatea va colecta in mod selectiv deseurile generate de activitatea sa, punand la dispozitia angajatilor si furnizorilor de servicii de curatenie, recipiente special dedicate colectarii selective pe categorii de deseuri, respectiv, hartie si carton, plastic si metal, sticla, deseuri reziduale (menajere).

Colectarea selectiva reprezinta o conditie esentiala pentru reciclarea eficienta a deseurilor, contribuind la:

• reducerea cantitatii de deseuri eliminate prin depozitare;
• conservarea resurselor naturale;
• diminuarea impactului asupra mediului;
• imbunatatirea calitatii mediului urban.

Societatea sustine colectarea selectiva a deseurilor generate, iar gestionarea si preluarea acestora sunt realizate prin infrastructura pusa la dispozitie de operatorul spatiului de birouri sau, dupa caz, prin intermediul furnizorilor specializati.

4.4. Utilizarea energiei din surse regenerabile

Societatea incurajeaza utilizarea energiei din surse regenerabile, in masura posibilitatilor operationale si contractuale, prin:

• optiunea pentru furnizori de energie care ofera energie din surse regenerabile;
• selectarea spatiilor de birouri care indeplinesc criterii de performanta energetica ridicata si integreaza solutii sustenabile.

In situatia in care se va impune mutarea sediului, Societatea va avea in vedere cu prioritate cladiri cu o performanta energetica foarte ridicata, al caror consum de energie se bazeaza, in proportie de minimum 30%, pe utilizarea de surse regenerabile, precum panouri solare, pompe de caldura, biomasa, si al caror consum de energie electrica produsa prin arderea combustibililor fosili este scazut.

De asemenea, Societatea urmareste includerea, in contractele de inchiriere, a unor clauze care sa incurajeze respectarea principiilor de sustenabilitate, precum:

• cooperarea intre parti pentru gestionarea aspectelor de mediu;
• clarificarea responsabilitatilor privind investitiile cu impact ESG;
• luarea in considerare a criteriilor ESG in selectia furnizorilor de servicii pentru cladire (ex: servicii de curatenie ecologice).
• Societatea urmareste implementarea, la sediul sau, a unor sisteme de iluminare eficiente energetic, precum si introducerea unor mecanisme de monitorizare a consumului de energie.

4.5. Reduce, reuse, recycle — promovarea unei economii circulare

De la 1 martie 2021 a intrat in vigoare noua eticheta energetica in UE cu scopul de a incuraja producatorii sa investeasca in tehnologii sustenabile, iar consumatorii sa utilizeze echipamente cu eficienta energetica ridicata, scopul fiind acela de reducere a emisiilor de gaze cu efect de sera, de limitare a dependentei de combustibili fosili si de sprijinire a obiectivelor climatice ale UE.

In acest scop, in procesul de achizitie, Societatea are in vedere, cu prioritate, produse cu performanta energetica ridicata, conform etichetarii energetice aplicabile.

Societatea promoveaza principiile economiei circulare, care presupun reducerea consumului, reutilizarea si reciclarea resurselor, cu scopul de a extinde ciclul de viata al produselor si de a reduce impactul asupra mediului.

Prin economia circulara se extinde ciclul de viata al obiectelor, materialele reciclabile devin resurse pentru noi produse, se reduce cantitatea materiilor prime extrase din natura pentru a face produse de la zero, consumul de energie si emisiile de carbon se micsoreaza, iar deseurile sunt reduse la minimum.

In acest sens, Societatea incurajeaza si promoveaza masuri pentru renuntarea la obiectele de unica folosinta si va investi in produse durabile, care pot fi refolosite o perioada indelungata de timp. Cu titlu de exemplu, se poate achizitiona vesela si pahare din sticla, prin inlocuirea acelora de unica folosinta.

De asemenea, obiectele de mobilier (sau alte asemenea, care au folosit activitatii Societatii) pot fi valorificate prin vanzare sau pot fi donate unor centre, fiind astfel mentinute in ciclul de utilizare.

Societatea asigura, in masura posibilitatilor, predarea deseurilor reciclabile catre operatori specializati.

4.6. Reducerea utilizării obiectelor din plastic și realizarea de achiziții sustenabile

Prin prezenta politica, Societatea urmareste reducerea semnificativa a utilizarii obiectelor din plastic, in special a celor de unica folosinta.

In acest sens, Societatea descurajeaza achizitia, pentru uz intern sau in cadrul recomandarilor catre clienti, a produselor din plastic de unica folosinta (ex: tacamuri, pahare, farfurii, paie, ambalaje), in masura in care exista alternative sustenabile.

In procesul de achizitie a bunurilor si serviciilor necesare desfasurarii activitatii, Societatea integreaza criterii de sustenabilitate, avand in vedere, cu prioritate:

• utilizarea materialelor ecologice, reciclate sau biodegradabile;
• impactul asupra mediului pe durata ciclului de viata al produselor;
• optiuni care reduc generarea de deseuri.
• Societatea promoveaza includerea criteriilor de mediu in procesul de selectie a furnizorilor, incurajand colaborarea cu parteneri care adopta practici sustenabile.

De asemenea, Societatea incurajeaza si promoveaza achizitia de produse care pot fi folosite si ulterior prin reumplere, precum dozatoare de apa, de sapun, utilizarea recipientelor individuale realizate din sticla, ceramica, bambus, utilizarea de echipamente pentru cafea ce nu implica folosirea dozelor unice de cafea, achizitia de pixuri, dosare, mape din materiale reciclate sau biodegradabile, achizitia de produse de protocol de la societati ce asigura livrarea in ambalaje reciclate sau biodegradabile.

Totodata, Societatea incurajeaza achizitia de produse si servicii care utilizeaza ambalaje reciclabile sau biodegradabile, inclusiv in zona de protocol.

4.7. Promovarea lucrului de acasă

Societatea incurajeaza un program de munca flexibil, atat de acasa cat si la sediul Societatii sau al clientilor. In acest context, Societatea urmareste reducerea amprentei de carbon asociate activitatii sale, prin:

• limitarea deplasarilor zilnice ale angajatilor, implicit reducerea utilizarii mijloacelor de transport;
• optimizarea consumului de resurse (energie, echipamente, consumabile);
• diminuarea cantitatii de deseuri generate.

Astfel, Societatea incurajeaza limitarea deplasarilor angajatilor sai si a calatoriilor de afaceri, promovand organizarea intalnirilor in format online, acolo unde este posibil, ca alternativa mai sustenabila, respectiv mai putin poluanta in raport de emisiile cu efect de sera produse de deplasarile fizice.

In acelasi timp, programul de lucru este organizat astfel incat activitatea sa se desfasoare, pe cat posibil, in intervale care permit utilizarea luminii naturale, contribuind la reducerea consumului de energie electrica, cu respectarea nevoilor operationale ale Societatii.

4.8. Utilizarea unor moduri alternative de transport

Societatea incurajeaza utilizarea unor moduri de transport sustenabile de catre angajati, in deplasarea la si de la locul de munca.

In acest sens, Societatea promoveaza:

• utilizarea bicicletelor, acolo unde infrastructura permite;
• accesul la facilitati pentru parcarea bicicletelor, in masura disponibilitatii acestora la nivelul cladirii;
• utilizarea serviciilor de car sharing, inclusiv cu vehicule electrice;
• alegerea unor mijloace de transport cu impact redus asupra mediului.

Pentru deplasarile pe distante mai lungi, Societatea incurajeaza utilizarea trenului ca alternativa mai sustenabila fata de alte mijloace de transport.

4.9. Împădurire

Societatea a initiat actiuni de impadurire in prima parte a anului 2022, in parteneriat cu organizatii de protectia mediului, cu implicarea angajatilor si a voluntarilor.

„Padurea Oxygen” se intinde pe o suprafata de peste 4,3 hectare si include peste 5.000 de arbori, fiind amplasata in judetul Prahova.

Prin aceste initiative, Societatea contribuie activ la cresterea suprafetelor impadurite, reducerea amprentei de carbon si protejarea biodiversitatii. Pe termen lung, Societatea isi propune sa continue si sa extinda aceste initiative, prin dezvoltarea de noi parteneriate si implicarea activa a echipei in proiecte de impadurire.

5. Conștientizare

Promovarea unei culturi organizationale orientate spre sustenabilitate, prin instruirea si implicarea angajatilor.

Un element esential pentru succesul unei politici de sustenabilitate este integrarea protectiei mediului in cultura organizationala.

In acest sens, Societatea promoveaza politica de sustenabilitate prin:

• organizarea de sesiuni de informare si training pentru angajati;
• implicarea activa a acestora in initiativele de mediu;
• incurajarea feedback-ului si a propunerilor venite din partea echipei.

Societatea considera ca preocuparea pentru mediu trebuie sa se reflecte nu doar la nivel declarativ, ci si in actiuni concrete, asumate la nivel individual si organizational.

In acest context, Societatea incurajeaza utilizarea unor aplicatii accesibile in mod gratuit (ex: aplicatii de tip „CO2 tracker”), care pot contribui la constientizarea amprentei de carbon generate la nivel individual si la identificarea unor modalitati de reducere a acesteia.

Prin implicarea activa a angajatilor, Societatea isi propune sa dezvolte o cultura bazata pe responsabilitate, initiativa si contributie continua la reducerea impactului asupra mediului.

6. Dispoziții finale

Prezenta Politica de sustenabilitate va fi revizuita, in urma unor rapoarte care sa stabileasca necesitatea implementarii unor alte masuri.

Dispozitiile prezentei Politici se completeaza cu prevederile legale aplicabile in vigoare.

Orice modificare a prezentei Politici va fi diseminata in conformitate cu dispozitiile legale in cadrul Societatii.